Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons!

Bij Vakantiekids Hengelo nemen we de bescherming van uw persoonsgegevens serieus. We verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn voor het organiseren van onze activiteiten en zorgen ervoor dat deze veilig worden opgeslagen.

We delen uw gegevens nooit met derden zonder uw toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is. U heeft altijd het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

Voor meer informatie over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens en uw rechten onder de AVG, kunt u onze volledige privacyverklaring lezen hieronder op onze website.

Deze versie is bijgewerkt op 26 maart 2025.

Privacyverklaring van Vakantiekids Hengelo

Bij Vakantiekids Hengelo vinden we uw privacy belangrijk! We zorgen ervoor dat jouw persoonlijke gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u heeft.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten over een persoon of die met een persoon in verband kunnen worden gebracht. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn namen, adresgegevens en e-mailadressen.

Van wie hebben wij gegevens?

We verzamelen persoonsgegevens van personen die direct of indirect contact met ons hebben (gehad). Dat zijn onder andere:

• Vrijwilligers;
• Bezoekers en/of ouders/wettelijke vertegenwoordigers;
• Personen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waarmee we een zakelijke relatie hebben (gehad) of in de toekomst willen verkrijgen;
• Personen die interesse tonen in Vakantiekids Hengelo en ons daarom een bericht hebben gestuurd via de website of Facebook.

Hoe komen we aan deze gegevens?

• Van uzelf, bijvoorbeeld bij het inschrijven, telefonisch of via het contactformulier op de website;
• Via social media;
• Via Wijkracht Vrijwilligerswerk

Welke gegevens verwerken wij?

Gegevens over wie u bent

Wij verwerken persoonsgegevens zoals:

• Uw naam, adres (indien van toepassing), telefoonnummer en e-mailadres.
• Bedrijfsnaam, functie of bevoegdheid binnen een bedrijf of organisatie (indien van toepassing).

Gegevens voor deelname aan activiteiten

• Naam en leeftijd van uw kind (bij deelname aan activiteiten).
• Bijzonderheden zoals fysieke beperkingen, diëten en allergieën (indien relevant voor deelname aan activiteiten of vrijwilligerswerk).
• Noodcontactgegevens voor calamiteiten..
  
  

Gegevens voor vrijwilligers

• Persoonsgegevens, zoals leeftijd, adres, telefoonnummer, e-mailadres en contactgegevens in geval van nood.
• BSN-nummer, uitsluitend voor de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) via Justis.
• Gegevens over uw beschikbaarheid en deelname aan bijeenkomsten of activiteiten.

Gegevens over uw gebruik van onze website, emailadres en sociale mediakanalen

• IP-adressen, cookies en apparaatgegevens (voor analytische doeleinden).
• Reacties of berichten die u achterlaat op onze sociale mediakanalen.
• E-mailadres dat u gebruikt om contact met ons op te nemen.
• Klik- en surfgedrag op onze website (geanonimiseerd voor statistische analyses).
  
  

Financiële gegevens

• Gegevens voor betalingen via tikkie van weekkaarten en dagtickets.
• Factuurgegevens voor sponsoring/donaties of zakelijke bijdragen.

Waarvoor en op welke grondslag gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor de deelnemersadministratie, vrijwilligersadministratie en sponsoradministratie, alsmede voor informatieverstrekking en het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten.

Wanneer uw kind deelneemt aan onze activiteiten, verwerken wij persoonsgegevens om:

• Contact op te nemen indien uw kind naar huis wil of in geval van een calamiteit, zoals brand.
• Te voldoen aan onze verzekeringsverplichtingen.
• Inzicht te krijgen in het aantal aanwezige kinderen om te waarborgen dat het maximale aantal deelnemers, zoals vastgesteld door de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), niet wordt overschreden.
• Rekening te houden met dieetwensen, allergieën en andere relevante aandachtspunten tijdens de lunch en overige activiteiten.

Wanneer u een weekkaart koopt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Uw e-mailadres, naam van het kind, leeftijd, telefoonnummer, en of u akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden en onze privacyverklaring.

Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

• Om u een e-mail te sturen met betrekking tot de aankoop van de weekkaart en verstrekking van aanvullende informatie.
• Om uw betaling te controleren met de opgegeven persoonsgegevens.
• Om te verifiëren of de persoon overeenkomt met de ons bekende gegevens in verband met het polsbandje en toegang tot het terrein.
• Om ons register bij te houden van deelnemers, zodat wij het maximum aantal kinderen dat per dag aanwezig mag zijn, niet overschrijden (conform de APV en regelgeving).
• Te voldoen aan onze verzekeringsverplichtingen.
• Om eventueel te kunnen communiceren over veranderingen in het programma, vertragingen of andere belangrijke updates met betrekking tot de weekkaart of activiteiten.

Daarnaast kunnen we in geval van noodgevallen, zoals bijvoorbeeld brand of medische incidenten, deze gegevens gebruiken om snel contact op te nemen met de ouders/verzorgers.

Wanneer u vrijwilliger wordt bij Vakantiekids Hengelo, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG): Wij verwerken uw naam, BSN-nummer, geboortedatum, geboorteplaats en adres om een VOG aan te vragen bij Justis, onderdeel van het Ministerie van Justitie.
• Verzekeringsverplichtingen: Wij verwerken uw naam en contactgegevens om u op te nemen in onze vrijwilligersverzekering.
• Calamiteiten: Wij registreren uw noodcontactpersoon en telefoonnummer zodat wij contact kunnen opnemen in geval van nood, zoals bij een ongeval of brand.
• Communicatie: Wij gebruiken uw contactgegevens om u uit te nodigen voor bijeenkomsten, activiteiten en om u op de hoogte te houden van belangrijke informatie rondom uw vrijwilligerswerk.

Ook gebruiken/ontvangen wij gegevens van Wijkracht Vrijwilligerswerk voor de correspondentie over mogelijke nieuwe vrijwilligers.

Wanneer u sponsor wordt van Vakantiekids Hengelo, verwerken wij uw bedrijfsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact en correspondentie: Wij gebruiken uw contactgegevens om met u te communiceren over uw bijdrage aan ons evenement en mogelijke toekomstige samenwerkingen.
• Promotionele doeleinden: Wij vermelden uw bedrijfsnaam, logo en eventuele bedrijfsinformatie op onze sociale media-kanalen en website om uw sponsoring te erkennen en te bedanken.
• Administratie: Uw gegevens worden opgenomen in onze administratie voor facturatie, het opstellen van sponsorcontracten en rapportages over sponsoring.
  

Als grondslag gebruiken wij bijna altijd uw toestemming. Soms kan er ook sprake zijn van een wettelijke verplichting, uitvoering van een overeenkomst (afspraak) of hebben wij een gerechtvaardigd belang.

De verwerking van deze gegevens gebeurt zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Vakantiekids Hengelo bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Bij beëindiging van vrijwilligerswerk blijven de persoonsgegevens nog voor 5 jaar opgeslagen in ons systeem. Daarna blijven alleen de naam, geboortedatum, mailadres en het aantal jaren vrijwilligerswerk bewaard. Dit doen wij om nog uitnodigingen te kunnen sturen voor bijvoorbeeld een reünie of u zo nodig opnieuw te kunnen registreren als vrijwilliger.

Indien het contact met u niet resulteert in een samenwerking met Vakantiekids Hengelo, zullen wij uw persoonsgegevens en/of bedrijfsinformatie binnen een jaar na registratie verwijderen.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

• Interne toegang: Uw persoonsgegevens zijn alleen inzichtelijk voor de organisatoren van Vakantiekids Hengelo, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van onze activiteiten en administratie.
• Aanvraag VOG: Indien u zich aanmeldt als vrijwilliger, worden uw gegevens gedeeld met Justis (onderdeel van het Ministerie van Justitie) voor de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Verzekeringen en calamiteiten: Uw gegevens kunnen gedeeld worden met onze verzekeraar in geval van een ongeval of calamiteit tijdens onze activiteiten.
• Externe partijen: Wij delen uw gegevens niet met andere derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij zorgen ervoor dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld en alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

We vinden het belangrijk om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. We zorgen voor goede en up-to-date beveiliging van onze systemen, zoals een beveiligde internetverbinding en antivirussoftware op onze systemen. Onze bestuursleden zijn geïnformeerd en er zich van bewust dat zij op een vertrouwelijke manier met persoonsgegevens moeten omgaan.

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Vanuit de AVG heeft u diverse rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

Recht op inzage en aanpassing
U heeft het recht om ons te vragen of we persoonsgegevens van u verwerken. Wanneer dat het geval is, heeft u bovendien recht op een overzicht van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. Wanneer deze gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ze te laten wijzigen of aanvullen. We kunnen u vragen om uw verzoek om inzage of aanpassing verder te verduidelijken.

Recht op beperking en verwijdering
U heeft het recht om ons te vragen om de persoonsgegevens die we van u hebben te beperken of te verwijderen, voor zover we niet wettelijk verplicht zijn over deze gegevens te beschikken of deze nodig hebben voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Bij beoordeling van het verzoek tot beperking of verwijdering gaat uw belang boven het belang dat wij hebben om bepaalde gegevens te verwerken.

Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht om op verzoek een gestructureerd en bruikbaar overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die we van u hebben. U heeft ook het recht om dit overzicht door ons te laten overdragen aan een andere partij. We dragen het overzicht alleen rechtstreeks over aan een andere partij als dat technisch mogelijk is.
Indien voor ons onduidelijk is of we gegevens veilig en aan de juiste persoon kunnen overdragen, kunnen we u vragen om zelf naar ons kantoor te komen voor de overdracht.

Recht op bezwaar
Bepaalde persoonsgegevens verwerken we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We slaan gegevens op als u interesse toont in onze diensten, bijvoorbeeld door het invullen van het contactformulier op onze website. U heeft het recht om daar bezwaar tegen te maken. We wegen dan opnieuw af of we deze persoonsgegevens voor dit doel mogen opslaan of verwerken. We informeren u over onze beslissing en motivatie. Wanneer uw belang zwaarder weegt dan dat van ons, zullen wij de verwerking staken.

Cookieverklaring

Deze cookieverklaring legt uit wat cookies zijn, welke soorten cookies wij gebruiken, waarom we ze gebruiken en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren.

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je computer, tablet of smartphone worden geplaatst wanneer je een website bezoekt. Ze helpen om informatie te onthouden over jouw bezoek, zoals je voorkeuren en instellingen, zodat de website beter en gebruiksvriendelijker functioneert. Sommige cookies worden direct door ons geplaatst, terwijl anderen afkomstig zijn van derde partijen waarmee wij samenwerken.

2. Welke cookies gebruiken wij en waarom?

Wij maken gebruik van verschillende soorten cookies met elk een specifieke functie:

A. Functionele cookies (noodzakelijk)

Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze website. Ze maken basisfuncties mogelijk zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde delen van de website. Zonder deze cookies kan de website niet goed functioneren.

🔹 Voorbeelden van functionele cookies:

• Onthouden van je inloggegevens
• Opslaan van voorkeuren zoals taalinstellingen

B. Analytische cookies

Deze cookies helpen ons om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website, zodat we de prestaties kunnen verbeteren. We verzamelen bijvoorbeeld informatie over welke pagina’s het meest bezocht worden en hoe bezoekers navigeren op de website.

🔹 Voorbeelden van analytische cookies:

• Bijhouden hoeveel bezoekers de website heeft en hoe lang ze blijven
• Analyseren welke pagina’s of functies populair zijn
• Meten of onze marketingcampagnes effectief zijn

Wij gebruiken onder andere Google Analytics en vergelijkbare tools om deze gegevens te verzamelen. Deze gegevens worden geanonimiseerd en kunnen niet direct aan jou als persoon worden gekoppeld.

C. Marketing- en trackingcookies

Deze cookies worden gebruikt om gepersonaliseerde advertenties en inhoud te tonen op basis van je browsegedrag. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat advertenties relevanter voor je zijn en worden vaak door externe partijen geplaatst, zoals advertentieplatforms en sociale media.

🔹 Voorbeelden van marketing- en trackingcookies:

• Gepersonaliseerde advertenties tonen op basis van je interesses
• Voorkomen dat je steeds dezelfde advertentie ziet
• Informatie delen met sociale netwerken, zoals Facebook en Instagram

Voor het plaatsen van deze cookies vragen wij jouw toestemming.

D. Voorkeurcookies

Deze cookies onthouden specifieke instellingen en voorkeuren, zodat je een gepersonaliseerde ervaring krijgt bij een volgend bezoek.

🔹 Voorbeelden van voorkeurcookies:

• Onthouden van een gekozen weergavemodus (licht/donker thema)
• Bewaren van eerder ingevulde formulieren of filters

3. Hoe verzamelen wij cookies?

Bij je eerste bezoek aan onze website krijg je een cookiemelding waarin je jouw voorkeuren kunt aangeven. Je kunt ervoor kiezen om:
✔️ Alle cookies te accepteren
✔️ Alleen noodzakelijke cookies te accepteren
✔️ Zelf aan te geven welke cookies je wilt toestaan

Als je geen keuze maakt, worden alleen de noodzakelijke cookies geplaatst. Je kunt je voorkeuren op elk moment wijzigen via de instellingen onderaan onze website.

4. Cookies van derde partijen

Sommige cookies op onze website worden geplaatst door derde partijen, zoals advertentie- en analysebedrijven. Wij werken samen met partners zoals:

• Google Analytics (analyse van websiteverkeer)
• Facebook Pixel (advertenties op sociale media)
• YouTube/Vimeo (ingesloten video’s)

Deze partijen kunnen gegevens verzamelen over jouw online activiteiten om gepersonaliseerde advertenties of aanbevelingen te bieden. Wij hebben geen controle over hoe deze partijen hun cookies beheren. Bekijk daarom de privacyverklaringen van deze externe partijen voor meer informatie.

5. Hoe kun je cookies beheren of uitschakelen?

Je kunt cookies op verschillende manieren beheren of verwijderen:

🔸 Via onze cookie-instellingen
Je kunt je voorkeuren direct aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

🔸 Via je browserinstellingen
De meeste webbrowsers bieden opties om cookies te beheren of te verwijderen. Hieronder vind je links naar handleidingen van populaire browsers:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Apple Safari

Let op: als je cookies uitschakelt, kan het zijn dat bepaalde delen van onze website niet goed functioneren.

6. Hoe lang bewaren wij cookies?

De bewaartermijn van cookies verschilt per type cookie:

• Sessiecookies worden verwijderd zodra je je browser sluit
• Permanente cookies blijven opgeslagen op je apparaat totdat je ze zelf verwijdert of totdat ze automatisch verlopen

In de cookie-instellingen kun je meer details vinden over de specifieke bewaartermijn van onze cookies.

7. Wijzigingen in deze cookieverklaring

Wij kunnen deze cookieverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in wetgeving of technologieën te weerspiegelen. De laatste update van deze verklaring was op [26-3-2025].

Voor vragen over ons cookiebeleid kun je contact met ons opnemen via info@vakantiekidshengelo.nl.

Foto- en filmopnamen

Foto- en Filmopnamen

Tijdens de evenementen van Vakantiekids Hengelo worden foto’s en video's gemaakt voor promotionele doeleinden, zoals publicatie op onze sociale media kanalen, website, flyers en ander promotiemateriaal. Door de aankoop van een dagticket of weekkaart en deelname aan onze activiteiten, geeft u expliciet toestemming voor het maken van foto- en filmopnamen van uw kind.

Gebruik van Beelden: De gemaakte beelden kunnen worden gebruikt voor de volgende doeleinden:



• Publicatie op onze website, sociale media kanalen en flyers ter promotie van Vakantiekids Hengelo.
• Voor andere marketingdoeleinden die de zichtbaarheid van onze activiteiten vergroten.

Beveiliging en Bewaring: Wij zorgen ervoor dat de beelden zorgvuldig worden genomen en dat ze geen schadelijke of aanstootgevende inhoud bevatten. De beelden worden veilig opgeslagen en uitsluitend gebruikt voor de bovengenoemde doeleinden. Beelden worden niet langer bewaard dan nodig is voor de genoemde promotionele doeleinden.

Rechten van Betrokkenen: U heeft het recht om op elk moment de toestemming die u voor foto- en filmopnamen heeft gegeven in te trekken. Dit kunt u doen door contact met ons op te nemen via info@vakantiekidshengelo.nl. Als u bezwaar heeft tegen het gebruik van beeldmateriaal, kunt u ook contact met ons opnemen, zodat we uw verzoek kunnen bespreken.

Let op: Indien u geen toestemming wilt geven voor het maken van foto- en filmopnamen van uw kind, dient u dit vooraf aan ons kenbaar te maken. Wij zullen ervoor zorgen dat er geen opnamen van uw kind worden gemaakt tijdens het evenement.

Neem contact met ons op

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen, wilt u gebruik maken van uw rechten of heeft u een klacht naar aanleiding van de verwerking van uw persoonsgegevens of onze beslissing over uw verzoek?

Stuur een e-mail naar info@vakantiekidshengelo.nl

In alle gevallen informeren we u binnen 6 weken over de status. Komen we er samen niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.